Excel is een begrip. Het zorgt voor overzicht in een chaos van cijfers. Dimitri (Microsoft Nederland) blogt maandelijks. Hij zet steeds vijf gouden tips voor je op een rijtje. Zo kun je de programma’s van Microsoft nog beter en efficiënter gebruiken.  Je leest ze allemaal op de blog van Microsoft.

(https://blogs.microsoft.nl/windows/makkelijker-aan-de-slag-vijf-gouden-tips-van-joris/)

 

Zijn blog over Excel willen we graag met je delen. We kennen allemaal de frustraties met formules bouwen, maar ook geweldige grafieken die het programma tevoorschijn tovert. Hiermee maak je overal de blits. En het staat ook nog eens goed op je CV.

 

Tip 1: sparklines

Je bent winkelier en hebt een aantal vestigingen. Je wilt graag per vestiging de trends van de maandelijkse verkoopcijfers zien. Daarnaast wil je deze kunnen vergelijken met de andere vestigingen. Dan kun je deze gegevens natuurlijk in één grote grafiek zetten, maar dit wordt al snel onoverzichtelijk. Daar is iets op gevonden. Je maakt van een gegevensreeks een kleine grafiek, die in één cel wordt geplaatst; dit noemen we in Excel een Sparkline.

Hoe maak je een Sparkline?

  1. Ga naar Invoegen
  2. Selecteer dan het type Sparkline dat je wilt invoegen. Er zijn drie soorten Sparklines: Lijn, Kolom, Winst/Verlies.
  3. Vervolgens selecteer je de gewenste gegevens.
  4. Je klikt op Ok en de Sparkline is gemaakt.

Als je op de Sparkline gaat staan, dan komt er in Excel een extra tabblad bij met ‘Hulpmiddelen voor Sparklines’. Daar vind je additionele mogelijkheden om meer kleur te brengen in je Sparkline.

Sparkline

Tip 2. onvoorwaardelijk voorwaardelijke opmaak

De winkelier heeft de verkoopcijfers van de verschillende vestigingen binnen. Nu is het handig om trends en patronen in verkoopgegevens te gaan herkennen. Dit doe je door de gegevens met behulp van kleurcodes of pictogrammen te benadrukken. Zo krijg je in één oogopslag inzicht in de cijfers.

Bovenaan in de Office programma’s bevindt zich een strook in het programmavenster. Deze strook bevat tabbladen met opdrachten. Deze strook noemen we ‘het lint’. Voorwaardelijke opmaak vind je in het Start tabblad.

  1. Selecteer de cijfers die je een voorwaardelijke opmaak wilt geven.
  2. Ga naar Voorwaardelijke opmaak
  3. Kies Kleurenschalen. Vanaf het moment dat je met je muis over de Kleurenschalen gaat, dan krijgen de geselecteerde cellen al een kleur. Kies de kleur die het best past en je cijfers komen tot leven.

Sparkline

Tip 3: duplicaten verwijderen

Excel kan je ook werk uit handen nemen. Het verwijderen van duplicaten in een Excel bestand is altijd een intensieve klus. Al die dubbele info is niet nodig en één voor één verwijderen duurt zo lang. Excel heeft hier een fijn hulpmiddel voor. Dat gaat als volgt:

  1. Selecteer de data die je wilt controleren.
  2. Ga naar het tabblad Gegevens
  3. Klik op Duplicaten verwijderen.
  4. Ga achterover zitten. Excel doet het werk voor jou.

duplicaten

Tip 4: slicers! Slicers? Wat voor stukjes?

Door grote hoeveelheid aan data, verlies je het overzicht. Een Slicer helpt je om je gegevens visueel te filteren. Heb je een grote hoeveelheid aan data en weet je niet goed wat deze data nu echt betekent? Dan helpt het plaatsen van deze data in een grafiek niet. Met Slicers kun je deze data inzichtelijk maken en de juiste conclusies trekken.

Slicers bevatten knoppen waarop geklikt kan worden, om snel draaitabelgegevens te filteren en je krijgt meer overzicht.

Aan de slag! Selecteer de data die je wil analyseren. Ga naar het tabblad Invoegen en in de lint aan de rechterkant zie je de optie Slicers. Klik hierop en selecteer de velden die je wilt gebruiken om de data te filteren.

Ben je enthousiast geworden? Het is ook mogelijk om een heel dashboard te bouwen. Download hier de Slicer demo file en bekijk de mogelijkheden.

Slicer

Tip 5: de Excel klassieker

Soms heb je kolommen met daarin zowel voor- als achternamen van een groep personen. Deze wil je in aparte kolommen hebben. Dit is makkelijk op te lossen.

Dit doe je als volgt:

  1. In de Excel staat in één cel de naam Alexander de Vries. En in de cel daaronder Femke Bruintjes. Etc. etc. Maar de voor- en achternamen wil je van elkaar gescheiden hebben.
  2. Voer in de cel naast Alexander de Vries, alleen Alexander in en druk op Enter.
  3. In de volgende cel begin je met het typen van de naam Femke. De optie Snel aanvullen komt met een lijst van suggesties voor alle cellen. In dit geval dus Femke.
  4. Als alles klopt hoef je alleen op Enter te drukken om de lijst te accepteren. Dan zie je, het vult zichzelf aan. Nog meer info? Bekijk het instructiefilmpje over aanvullen.

De gegevens hoeven niet uit voor- en achternamen te bestaan. Snel aanvullen werkt met elk type gegevens dat je in meer dan één kolom wilt splitsen. Een truc om te onthouden die je vaak kunt gebruiken.

Dat waren de 5 tips voor Excel. Heb jij er ook een die niet mag ontbreken? Mail je tip naar actie@surfspot.nl of zet ‘m hieronder bij de opmerkingen.